商業英文email的格式與寫作要點

今日,不只對外國信件要用英文,許多公司的內部信件也多用英文寫成,這代表著,商業英文email的寫作能力,是工作上的必備技能。在本文中,我們將介紹現代商業英文email的寫作格式與幾種商業書信需求的基本句型。

現代商業英文email

因為email的方便性與低廉的成本,也因為各種社交媒體擴大了現代人的交友圈,每個人每天都收到許多的email,其中有廣告、網路訂閱與消費、熟悉與不熟悉的朋友來信與工作相關信件。因應這種現象,現代商業email變得越來越輕薄短小, 句型與用語也以簡單精確為主,以求讓收件人能在最快的時間內抓住信件的重點,避免誤解。

一封email包含五個重要部分:主旨、問候語、內文、結語跟簽名。以下,將各個部分的寫作訣竅一一詳述。

主旨(Subject)的寫作重點

每個人每天都收到許多email,因此,不是每封信都有機會被閱讀。而一封信會不會被點擊閱讀,重點在主旨,主旨(Subject)如果寫得不好,你的email通常會被略過不讀或直接刪除。

主旨的寫作要點:主旨是整篇信件要傳達的訊息的重點摘要,字數最好在在5、6字內,因為現代人多用手機閱讀email,5、6個英文字剛好是手機螢幕能完整呈現的字數。

問候語的寫作重點

商業英文email問候語分正式 與不那麼正式,但也不隨便兩種(在此,我們不討論親友之間隨意的email。)

  • 正式的問候語使用:Dear Mr. / Ms. 姓氏 或是 Dear 名字
    除非你能確定對方是否已婚或是否冠夫姓,不然,在職場上,第一次寫email給女性時,使用Ms.+姓氏
    比較合適。
  • 不那麼正式,但不隨便:Hi Mr. / Ms.+ 姓氏 或Hi +名字 (Hello也可)

在第一次通信時,儘量想辦法知道收件人的姓名,怕太冒失,就使用Dear Mr….,如果真的找不到對方的資料,才使用Dear Sir / Madam。如果是第一次回信,對方的來信如果留下姓名,就使用Dear Mr. / Ms.+姓氏,如果只留下名,就可以用Dear +名字。如果是認識的公司直屬上司、同事、客戶與朋友,就可以用Hi(Hello)  Mr.+姓氏或名字。其實,現在很多人都直接使用這一種問候語,顯得不疏離。

請注意:工作中,常有需要針對一個企劃或合作等,密集的用email互相聯絡。這種ㄧ連串的信件往返中,只有第ㄧ次需要使用問候語,之後的都可以省略。

內文的寫作重點

內文不要太長,通常三到四段為佳,也不要寫太長的段落,每個段落儘量不要超過五句,如果能夠一個句子就將意思表達完整,不要害怕寫出只有一個句子的段落。儘量一封信只討論一個主題,以方便自己與對方歸檔。要知道,在現代,每個人每天都有非常沈重的訊息量要接收,簡短一點的信件,才不會造成對方的負擔。除此之外,要記得商業書信的要點是清楚傳達訊息,不被誤解。所以在遣詞用字時,有簡單明確的單字可用,就不要使用太過生澀或少用的單字,因為在全球化的今天,閱讀你的email的收信人,不一定是英文為母語的人士。

內文的寫作要點:

首段:要直接點出這封email的目的,這樣收件人就能夠在最短的時間內了解信件的重點。
第一次主動通信時,可以在第一句問個安。如果是回覆或是進行中的往返信件,要先提及前面相關的email(視訊、電話通話)日期(主題)、或訂單號碼等資訊,方便對方查找相關資料。接下來就點出本信件的重點

中間段落:寫出本信件重點的進一步的細節

尾段:請對方做…(Call for Action)

英文email的首段常用句型

問安句型:(也可以沒有這個部分,請視情況而定)

  • Hope you’re well.
  • How’s your vacation?


點出重點句型,會因為信件目的的不同而不同,例如:

  • 詢問
    I would like to ask about +N
    -I’m writing to ask if SV(或其他間接問句)
  • 回覆詢問
    -In answer to your question about…., I 
    -Thank you for your email of 日期.  I am writing to …
  • 通知
    -I’m writing to inform  you (let you know) +that SV
    -I’m writing to let you know further details of +N
  • 確認
    I’m writing to confirm +SV (或是N)
    -I wanted to follow up on our meeting (telephone) conversation (加上時間 eg. this morning)and confirm your order…

英文email的尾段常用句型

  • 需要對方做…時
    -Could you please V
    -I would like you to V
    -I suggest that you V原
    -Can I ask you to V
    -We would appreciate it if you could V
    -Please could you confirm this by 日期.
  • 表示自己歡迎對方進一步聯絡
    -Please feel free to contact me if you have any questions.
    -I look forward to hearing from you.
  • 不需要有任何動作時:
    -This is just to keep you updated.

結語

現在的結語不太使用Yours Sincerely或Sincerely等用字,比較常用的是:

  • Regards
  • Best
  • Best Wishes
  • Kind Regards

空ㄧ行,簽上你的名字。

英文email範例

詢問信

Subject: Request for Brochure

Dear Mr. Johnson,

I am writing in reference to your advertisement on Facebook.

Could you please send me a copy of your latest brochure? I would also like to know if it is possible to make purchases online.

I look forward to hearing from you.

Regards,

May Huang

回覆詢問信

Subject: Request for Brochure

Dear Ms. Huang

I have received your email of June 5 requesting a copy of our brochure. As you requested, I have attached our brochure, together with our current price list.

I would also like to inform you that it is possible to make purchases online at www.ka.com and you will receive a discount of 5% for any purchases made online.

If you would like any further information, please contact me.

Regards,

Joe Johnson 

求職信

Subject: Senior Engineer Vacancy

Dear Ms Green,

Further to your advertisement for the position of Senior Engineer advertised on LinkedIn, I am interested in applying for this position.

I have attached my cover letter and resume.

I look forward to hearing from you.

Best regards

May Huang

如果你有其他文法或寫作上的疑惑,可以到我們『英文文法』『英文作文』專頁,看看有沒有文章探討相關問題。

Barshai Huang
Barshai Huang
從事英語教學二十多年,一路伴隨著學生從幼稚園成長到大學畢業,非常熟悉不同年齡的孩子,在英文學習上會遭遇到的問題與解決方法。擅長自然發音、文法、句子結構、英文閱讀理解策略與寫作的教學。我的教學理念是設計出帶給孩子樂趣與成功經驗的教學方案,孩子就會產生自信,並熱愛英文學習。
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